Berichten

ZZP’ers werken efficiënt door effectief en slim Time Management

Zelfstandige vakmensen zijn het meest succesvol wanneer zij hun diverse taken goed managen. Wanneer het hen lukt om kwaliteit te leveren en structuur aan te brengen, floreert hun bedrijf.

Als zelfstandige ondernemer ligt er veel op je bordje. Klanten werven, factureren, boekhouding, inkomende telefoontjes en correspondentie, en natuurlijk gewoon het werk waar je voor wordt ingehuurd. Hoe zorg je dat je toch overzicht houdt, overal aan toekomt? Hier is orde en structuur voor nodig, zodat je je op het juiste moment met de juiste zaken bezig houdt. Time management is de sleutel.

Zo kende ik een loodgieter die de laatste generatie van het familiebedrijf vormde. Hij was goed in zijn werk, deed dit immers als sinds zijn 15e. Maar sinds zijn zus was overleden was er niemand die zich over de kantoorwerkzaamheden boog, waardoor rekeningen opstapelden en facturen onbetaald bleven. Het kantoor en de werkplaats waren een zooitje. Wanneer een klant belde, kwam hij opdraven om de lekkage te verhelpen, het onderhoud aan de verwarmingsinstallatie te doen of de afvoeren te ontstoppen. En als hij eraan dacht, herinnerde hij de klant eraan dat hij nog in het rood stond vanwege zijn vorige bezoekje. Langzaam ging het loodgietersbedrijf bedrijf bergafwaarts, en dat ging hem aan het hart. Letterlijk, want hij had er dagelijks stress van. Op deze manier kan een zelfstandig ondernemer ten onder gaan, terwijl dat niet nodig is.

Time management: grijp je taken bij de lurven

Wanneer je als zelfstandig ondernemer werkt, is de kans groot dat je een heel vol en druk hoofd hebt. Alle time management goeroes zijn het erover eens dat de eerste stap is om grip te krijgen op al je gedachten en ideeën. Dus pak een schrijfblok, opname apparaat, elektronisch lijstje, bierviltje desnoods en schrijf alles op dat je bezighoudt. Door je gedachteflitsen op te schrijven, geef je je hoofd de ruimte of weer met nieuwe ideeën te komen. Wanneer je eerste versie van het lijstje klaar is, ga je ordenen. Welke zaken vereisen actie? Zo niet, leg het even weg om later verder over te denken, weg te doen, of op te slaan als referentie voor een later moment. Dan bekijk je de lijst met zaken die actie vereisen en koppelt er een actie aan. Kost het minder dan 2 minuten, dan doe je het direct. Andere acties zet je uit bij anderen (zoals je leverancier, je boekhouder, etc.) of gaan op je eigen takenlijst.

Plannen: een noodzakelijk kwaad

De acties die langer de tijd kosten, plan je in rondom je vakman werkzaamheden. Vrijdag een rustige dag? Dan is dat een mooi moment om telefoontjes af te handelen, de planning bij te werken en de facturen op te maken. Gebruik ook ICT-mogelijkheden voor efficient werken, bijvoorbeeld door je klantgegevens in een CRM-systeem te zetten en deze te koppelen aan de nieuwsbrief en het factuursysteem.

Een opgeruimde werkplek zorgt voor efficiënt werken

Iedereen is wel eens iets kwijt. “Waar heb ik dat onderdeel toch gelaten?” Na lang zoeken vind je het nog steeds niet, en je moet opnieuw naar de groothandel om er een aan te schaffen. Dit is maar een voorbeeld van tijd die je verspilt als gevolg van een rommelige werkplek. Door te sorteren, te ordenen (dingen een vaste plek te geven), schoon te houden en te standaardiseren zorg je voor een werkomgeving waar je efficiënt in kunt werken. Een opgeruimde werkplek vormt een opgeruimd hoofd, zeggen ze wel eens. Het zorgt er in elk geval dat je je met je werk kunt bezighouden in plaats van met zoeken.

Time management is onontbeerlijk voor een goede bedrijfsvoering, ook voor ZZP’ers. Vakmensen die een onderneming runnen, dienen inzicht te hebben in de taken, met een planning en lijstjes te werken en een opgeruimde werkplek hebben. En te volharden in de orde en structuur, zodat ze overzicht houden.

Heb je er weleens last van dat je je slecht kunt concentreren op je werk en snel afgeleid bent?

Vraag je jezelf weleens af hoe het komt dat je na een dag het gevoel hebt dat je weinig hebt gedaan?

Ik geef je 3 tips om meer focus te houden en efficiënter je dag te besteden.

Schrijf dingen op.

Het is goed om aan het begin van de dag op te schrijven wat je die dag allemaal wilt gaan doen. Als er in de loop van de dag die je op komen zorg dat je opschrijft zodat je kunt doen of eventueel de volgende dag.

Zorg dat je altijd een notitieboek of kladblok bij de hand hebt om notities te maken.

Dit zorgt ervoor dat je dingen niet hoeft te onthouden en er toch voor kunt zorgen dat ze gedaan worden. Alle dingen die je wilt onthouden kosten jou energie. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat je die energie overhoudt om een echt belangrijke dingen steken. En je kunt je beter concentreren op werk en minder worden afgeleid.

Eet een kikker

Brian Tracy zegt in zijn boek ‘’Eat that Frog’’ (vert. Eet die kikker) dat he

t verstandig is om de dag te beginnen met het eten van een kikker. Die dag hoef je niet iets te doen wat verschrikkelijker is

. En je kunt je focus leggen op belangrijke zaken.

Nu hoef je natuurlijk niet echt een kikker te eten, maar het is wel verstandig om minder leuke dingen als eerste te doen. De dag beginnen met het checken van je mail, LinkedIn/Facebook bekijken of andere dingen die minder belangrijk zijn zorgen ervoor dat je enorm veel kostbare tijd verslindt.

Zonde van je tijd, je had zoveel meer belangrijke dingen kunnen doen die wel echt resultaat opleveren. En dat was toch de bedoeling van die dag? Resultaat boeken!
Dus zal je moeten concentreren op werk en de afleiding moeten laten liggen.

Brian Tracy - Rebel Academy

Plan je dag

Een ander handigheidje is om zoveel als mogelijk is je taken in te plannen. Zelf probeer ik zoveel mogelijk hele uren in de plannen of te reserveren voor een bepaalde taak die ik dan wil gedaan hebben. Je creëert enorm veel overzicht in je werkdag, en je zult er versteld van staan hoeveel meer je op een dag kunt doen. Daarnaast kun je je ook beter concentreren op je werk.

Nu kan ik bijna de excuses horen of de strubbelingen voelen. De kans is groot dat je denkt: “ja maar, mijn werk is moeilijk te plannen. En ik krijg zoveel telefoon tussendoor”.
Je hebt gelijk. Als het zo makkelijk was had je dit niet hoeven lezen 😉

Het gaat erom dat je voor jezelf een basisstructuur aanbrengt voor jou werk. Het moet haalbaar zijn, maar geloof me er is meer te plannen dan je denkt. Probeer het eens. Probeer elke dag minimaal drie dingen in te plannen die je graag wil doen. Begin met het plannen van 3 keer een half uur per dag. Je mag met kleine stapjes beginnen. Als dat lukt probeer dan van die halve uurtjes een uur te maken. Zo leer je omgaan met Time Management.

Je kunt nooit je hele dag strak inplannen, zorg altijd dat er ruimte overblijft voor dingen die onverwachts binnenkomen. Telefoontjes, storingen, een probleem waar je onverwachts naartoe moet, werk wat een klein beetje kan tegenzitten of wat dan ook. Je hebt altijd wat ruimte nodig voor deze onverwachte dingen.

Heel veel Succes, Focus en Resultaat!

Laat in een reactie hieronder weten welke afleiding jou het meeste energie kost.

Een volle agenda, alweer een rommelige dag en aan het eind nog niet klaar met uw taken?
Aan vergeten klant of een telefoontje wat nog gepleegd moest worden wordt je meestal herinnert op een ongelegen moment.
Wat doe je hiermee? Onthouden? Grote kans dat je het weer vergeet, om vervolgens op het volgende ongelegen moment er weer pijnlijk aan herinnert te worden.
Klinkt dit  bekend in de oren of is dit jouw realiteit van de dag?
Heb je er ooit wel eens over nagedacht of het langer doorwerken wel zo efficiënt is?
Zou je het graag anders willen, en dan bedoel ik overzicht op je taken of klussen, rust in je hoofd en agenda, en gewoon een dag kunnen doorwerken en op tijd weer stoppen?

Ik geef je 4 tips waarmee u wellicht een efficiëntere methode kunt beginnen.

Tip 1: Neem even de tijd om na te denken over uw eigen werken.

Misschien ben je door de jaren heen gegroeid met je bedrijf of functie en zijn er ongemerkt taken bijgekomen waar je niet op voorbereid was. Je hebt die taken aangenomen omdat het niet anders kon. Maar klopt je werkwijze nog wel. Misschien heb je op dit moment wel een andere functie zodat je je werk vanuit een ander perspectief moet benaderen.

Tip 2: Ruim op.

Kijk eens kritisch naar je werkplek. Is het schoon en kun je ongestoord werken zonder telkens naar je pen of het juiste document te zoeken? De werkplek is een spiegel van je hoofd. Ben je gestrest of heel erg druk? Grote kans dat je werkplek ook een rommel is.  Een schone werkplek verhoogt de productiviteit!

Tip 3: Stop op tijd.

Doorwerken lijkt soms de enige uitkomst maar je lichaam heeft van tijd tot tijd rust nodig, ook als je druk bent. Een kwartiertje rust van je werk geeft je meer productieve energie dan dat je non-stop doorgaat. een eigenschap van productieve mensen is dat zij geen pauzes overslaan.

Tip 4: Noteer, noteer, noteer.

Digitaal of op papier maakt niet veel uit. Een manier die het best bij je past is het meest effectief. Dingen onthouden die vanzelf omhoog borrelen is geen goede manier om je mentaal fit te houden. Noteer alles waar je aan herinnert wordt en neem op een gelegen moment uw notities door. Je hoeft niet meer te onthouden en ook niet te vergeten! Heerlijk toch?

Wil je je situatie veranderen?  Kijk eens naar de training Time Management. Daar leer je alles over hoe je voor jezelf structuur en orde creëert

Neem gerust contact met ons op over de mogelijkheden!